Checklist giấy tờ cần chuẩn bị trước khi xuất cảnh sang Nhật (diện XKLĐ)

Trước khi xuất cảnh sang Nhật làm việc, người lao động cần chuẩn bị đầy đủ các loại giấy tờ cá nhân và hồ sơ liên quan đến chương trình xuất khẩu lao động. Việc rà soát kỹ checklist giấy tờ trước ngày bay sẽ giúp hạn chế rủi ro khi làm thủ tục tại sân bay và khi nhập cảnh vào Nhật Bản.

Hộ chiếu và visa lao động – Giấy tờ bắt buộc mang theo

Hộ chiếu và visa không thể thiếu

Giấy tờ quan trọng nhất mà người lao động cần mang theo là hộ chiếu và visa lao động. Hộ chiếu phải còn hạn sử dụng phù hợp với thời gian lưu trú tại Nhật, đồng thời thông tin trên hộ chiếu cần trùng khớp tuyệt đối với visa. Visa lao động được dán trong hộ chiếu là căn cứ pháp lý cho phép người lao động nhập cảnh và làm việc tại Nhật theo đúng đơn hàng đã ký kết. Đây là hai loại giấy tờ bắt buộc phải để trong hành lý xách tay và luôn mang theo bên người trong suốt quá trình di chuyển.

Giấy tờ cá nhân và tài chính cần chuẩn bị

Giấy tờ cá nhân

Bên cạnh hộ chiếu và visa, người lao động cũng cần chuẩn bị CCCD hoặc CMND bản gốc, kèm theo một vài bản photo hoặc bản công chứng để sử dụng khi cần đối chiếu. Giấy khám sức khỏe theo yêu cầu của chương trình XKLĐ là giấy tờ chứng minh người lao động đủ điều kiện y tế để làm việc tại Nhật. Ngoài ra, nên mang theo thẻ ngân hàng có thể sử dụng quốc tế và một khoản tiền mặt vừa đủ để chi tiêu trong những ngày đầu, trước khi ổn định cuộc sống và tài khoản tại Nhật.

Hồ sơ pháp lý của chương trình xuất khẩu lao động

Hồ sơ pháp lý quan trọng

Sau khi trúng tuyển đơn hàng, người lao động sẽ được hướng dẫn hoàn thiện bộ hồ sơ pháp lý của chương trình XKLĐ. Trong đó, hợp đồng lao động đã ký với doanh nghiệp tiếp nhận tại Nhật là giấy tờ thể hiện rõ công việc, thời hạn và chế độ làm việc. Cùng với đó là Giấy chứng nhận tư cách lưu trú (COE), vé máy bay hoặc lịch trình chuyến bay và các giấy tờ do công ty phái cử cấp như thông tin đơn hàng hoặc giấy giới thiệu. Những giấy tờ này không phải lúc nào cũng bị kiểm tra khi nhập cảnh, nhưng rất cần thiết để đối chiếu và xử lý nếu phát sinh tình huống.

Giấy tờ hỗ trợ nhập cảnh và sinh hoạt ban đầu tại Nhật

Giấy tờ hỗ trợ nhập cảnh

Ngoài hồ sơ chính thức, người lao động cũng nên chuẩn bị một số giấy tờ phục vụ nhập cảnh và sinh hoạt ban đầu. Thông thường, ảnh thẻ nhiều kích cỡ sẽ cần dùng khi làm các thủ tục tại địa phương, mở tài khoản ngân hàng hoặc đăng ký thẻ cư trú. Giấy xác nhận tiêm chủng (nếu có) và các giấy tờ y tế cá nhân cũng nên mang theo để xuất trình khi được yêu cầu. Trước ngày bay, người lao động cần hoàn thành khai báo nhập cảnh và y tế điện tử theo hướng dẫn của phía Nhật và lưu lại mã xác nhận để sử dụng tại sân bay.

Sao lưu giấy tờ và lưu trữ an toàn

Photo giấy tờ cần thiết

Một việc quan trọng khác là photo và scan toàn bộ giấy tờ cần thiết, lưu bản cứng trong hành lý và bản mềm trên email hoặc điện thoại cá nhân. Cách làm này giúp người lao động có thể nhanh chóng tra cứu hoặc in lại giấy tờ trong trường hợp thất lạc bản gốc. Tất cả thông tin trên các giấy tờ cần thống nhất, không tẩy xóa và không chỉnh sửa để tránh rắc rối khi kiểm tra.

Rà soát checklist lần cuối trước ngày bay

Checklist lại lần nữa

Trước ngày xuất cảnh, người lao động nên dành thời gian rà soát lại toàn bộ checklist, kiểm tra kỹ thời hạn của hộ chiếu, tính chính xác của visa và sự đầy đủ của các hồ sơ liên quan. Nếu phát hiện thiếu hoặc sai bất kỳ giấy tờ nào, cần liên hệ ngay với công ty phái cử để được hỗ trợ kịp thời, tránh để sát giờ bay mới xử lý.

Việc chuẩn bị đầy đủ giấy tờ không chỉ giúp quá trình xuất cảnh và nhập cảnh diễn ra thuận lợi, mà còn tạo tâm lý yên tâm khi bắt đầu hành trình làm việc tại Nhật Bản. Trong trường hợp chưa chắc chắn hồ sơ của mình đã đầy đủ hay chưa, người lao động có thể liên hệ AMDI Manpower để được hỗ trợ rà soát checklist và tư vấn hoàn thiện giấy tờ trước ngày xuất cảnh, giúp chủ động và hạn chế rủi ro không đáng có.